Facturation des frais d'expertise à un administré suite à une plainte pour malfaçon sur un chemin privé
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À la suite de travaux effectués sur un chemin privé par la commune, un administré - propriétaire de la parcelle privée - se plaint à la commune que l’enrobé a été mal effectué. La commune fait venir une entreprise externe (Entreprise XYpour évaluer la pose de l’enrobé. Le rapport de l’expert constate qu’il n’y a pas de malfaçons. La commune se demande si elle peut facturer les frais de l’expertise à l’administré qui s’est plaint de la malfaçon.
Dans le contexte de mon service, le service des eaux, une personne s'est plainte que, suite à nos travaux de remplacement d'une conduite, l'enrobé de la nouvelle route (chemin privé) n'a pas été posé correctement et elle demande, à travers son avocat, à ce que le nécessaire soit fait pour corriger la malfaçon. Cependant on ne constate pas de malfaçon de pose d'enrobé mais on fait appel à une entreprise externe "Entreprise XY" pour évaluer la qualité de la pose. Cette entreprise certifie que tout est en ordre. Est-ce que j'ai le droit de refacturer au propriétaire privé le coût de l'intervention de "Entreprise XY" et, le cas échéant, lui envoyer des rappels ?
1. La commune a le droit de facturer des émoluments pour les procédures administratives.
En vertu de la loi cantonale bernoise (LPJA) et des règlements communaux, la commune peut exiger le paiement d'émoluments pour les prestations qu'elle fournit dans le cadre d'une procédure administrative, comme le contrôle des constructions. Ces émoluments servent à couvrir les coûts liés à ces prestations.
2. Le montant des émoluments est fixé par la commune, dans les limites de la loi.
La commune détermine le montant des émoluments en fonction du temps passé et des dépenses engagées. Elle doit cependant respecter les dispositions légales et réglementaires en vigueur. Les débours, comme les frais d'expertise ou de port, peuvent également être facturés au requérant.
3. La commune peut rendre une décision de classement incluant la fixation des émoluments.
Au terme d'une procédure administrative classée, la commune peut rendre une décision qui, en plus de motiver le classement, fixe le montant des émoluments et des débours à la charge du requérant. Cette décision permet de simplifier la procédure de recouvrement et d'éviter des étapes intermédiaires.
La Loi sur la procédure et la juridiction administratives bernoise (LPJA, RS 155.21) s’applique aux procédures devant les autorités administratives et les autorités de justice administrative du canton et des communes (art. 1, al. 1), sous réserve d’exceptions non pertinentes dans le cas présent.
La procédure est initiée par le dépôt d’une requête auprès des autorités administratives compétentes (art. 16 LPJA). La date d’ouverture de la procédure correspond à la réception de la requête par l’administration.
En assumant des tâches de police des constructions, la commune a correctement ouvert une procédure (art. 16 et 50 LPJA) et a instruit l’affaire. Constatant que la procédure n’aboutira pas, elle doit rendre une décision de classement. Cette décision doit inclure, entre autres, le dispositif et la répartition des frais(art. 52 LPJA).
En principe, l’autorité fixe les frais de procédure éventuels dans sa décision (art. 107,al. 1 LPJA). Si des frais doivent être perçus, ils le seront sous forme d’un émolument forfaitaire. Un émolument supplémentaire peut être perçu pour des enquêtes particulières, des expertises ou d’autres mesures d’instruction (art.103, al. 1 LPJA). L’autorité fixe l’émolument dans les limites de son pouvoir d’appréciation, en se fondant sur la réglementation légale en matière de tarif(art. 103, al. 2 LPJA). Les frais de procédure sont exigibles à la date d’entrée en force de la décision, de la décision sur recours ou du jugement(art. 103, al. 4 LPJA).
Selon leRèglement sur les émoluments du 12 février 2010 (REmol), la commune perçoit des émoluments pour les prestations énumérées (art. 1, al. 1). Elle facture également les débours nécessaires (art. 1, al. 2 REmol), tels que les honoraires d’experts, les frais de port et de téléphone. La commune souhaite que chaque émolument soit calculé de manière à ce que les recettes (émoluments et débours) couvrent les dépenses liées à l’indemnisation des membres du personnel et aux infrastructures nécessaires (art. 2, al. 1 REmol) et que tout émolument soit proportionnel au cas auquel il s’applique (art. 2, al. 3 REmol). La commune fixe un émolument forfaitaire (art. 5 REmol) ou selon le temps employé (art. 4 REmol).
Toute personne requérant une prestation est assujettie au paiement d’émoluments et de débours(art. 6 REmol).
En matière de police des constructions, le contrôle des chantiers ainsi que les mesures prises par la police des constructions pour instruire une procédure sont des prestations couvertes par « l’émolument II » (art. 42 et 43 REmol), soit des émoluments calculés selon le temps employé (art. 4 REmol). Selon l’ordonnance communale sur les émoluments du 12 février 2010 (OEmol), les « Émoluments II »sont fixés à CHF 120.00/heure (ch. 2).
En résumé, la commune est autorisée à prélever des émoluments pour l’ouverture de la procédure en matière de contrôle des constructions. Les émoluments doivent être fixés en fonction du temps passé pour la gestion de cette procédure et selon le pouvoir d’appréciation de la commune. En outre, les débours peuvent être facturés, correspondant aux coûts de l’expertise réalisée, ainsi qu’aux frais de téléphone et de port.
Selon le REmol, la commune peut facturer directement les émoluments et les débours, puis envoyer une sommation (art. 8, al. 1 et 2 REmol). Si l’administré ne s’acquitte pas de la facture, la commune doit « rendre une décision en matière d’émoluments et de débours » (art. 8, al. 3 REmol), sujette à opposition. Si l’administré ne fait pas opposition et ne paie pas, la commune peut ouvrir une poursuite.
Toutefois, ce procédé est chronophage et redondant. La commune pourrait rendre une « décision de classement », indiquant les faits de la procédure, les bases légales applicables (le « pourquoi » du classement et les bases légales sur les frais)ainsi que le « dispositif » (ce que la commune décide). Le dispositif doit contenir la décision de la commune quant au montant des frais et leur répartition (par exemple : émoluments de CHF XXX.00, débours de CHF XXX.00 à charge du requérant). Les moyens de droit doivent être indiqués. À l’issue du délai d’opposition contre la décision communale, l’autorité communale est habilitée à envoyer des rappels ou à ouvrir directement une poursuite à l’encontre de l’administré qui n’assumerait pas les frais de procédure.